任何一场活动策划都离不开舞台、AV设备和照明，因为舞台所以才有美的展现，因为视听灯光设备所以才让美更加炫目多彩。活动策划公司在每一场活动之前要反复检查设备是否达到硬性标准，确保活动的顺利进行。
舞台、视听和灯光设备的搬运、安装、试音、拆卸等工作需要的时间都提前做好准备。灯光效果可以有效的创造氛围，甚至可以在活动进行过程中改变整体气氛。
可以创造出意想不到的效果。安置和恰到好处的近光源、具有专业效果的电池蜡烛或普通蜡烛（如果允许使用）都可以有限的成本创造出满意的气氛。
彩色旋转灯的成本不高，还可以产生明显的视觉效果。
透过它可以将照明设备也出的灯光投射到任何表面上。

可以使用静止灯光价格低廉，也可以使用智能照明器材，价格较为昂贵，或者还可以在去往宴会厅的通道上使用。

如果活动有乐队伴奏，需要使用舞台、灯光和视听设备，一定在保证在签合同之前咨询舞台、灯光和视听设备方面的技术人员。房间的高度，柱子的位置，吊灯的位置，装卸货物的地点，电梯的大小等等方面都会影响到成本。活动策划公司如果提前了解舞台对布景、灯光、视听方面的要求，就可以做到心中有数而且做出更有创意的方案。
如果在活动中使用现场摄录，那么必须让摄影师清楚了解贵宾坐在什么位置。为摄像人员准备一张座位表以及一份详细的舞台活动安排流程表，以便于其了解任何时摄像机聚焦在何方。